Да бъдете продуктивни на работа е повече от стоене на бюрото и кликане с мишката по задачите в календара.
Необходимо е да вложите активна енергия в конкретна цел и да разрешите определената задача, за да постигнете тази цел.
Въпреки че звучи лесно, много хора се борят с това, да запазят фокуса си по време на работа. Може задачата да е скучна, мислите ни да са някъде другаде, а може и просто да нямаме енергия, за да свършим каквото и да е.
Вероятно вече имате свой набор от навици, които ви помагат да свършите работата, независимо дали става дума за офисни задачи, или домакински задължения. Но какво ще стане, ако ви кажем, че можете да увеличите продуктивността си, както никога досега?
Точно така, можете да увеличите продуктивността си с малки промени! И когато комбинирате всички тях, ще накарате хората да се чудят как да бъдат добре смазваната машина за продуктивност, каквато сте.
Ето няколко съвета как да станете по-продуктивни на работа:
Първо направете най-трудното нещо
Може да е изкушаващо да избегнете трудни или отнемащи време задачи и вместо това да се съсредоточите върху бързи печалби. Въпреки това, като се заемете първо с най-трудните си проекти, можете да увеличите мотивацията и фокуса си през останалата част от деня и да бъдете по-продуктивни на работа. Помислете за приоритизиране на тези по-големи задачи първи през деня или когато се чувствате най-продуктивни.
Научете се да приоритизирате.
Повечето хора завършват като ръководители на проекти, защото са добри в извършването на нещата. След това ставате ръководител на проекти и изведнъж се очаква да свършите повече неща за същото време. Как решавате с какво да се захванете първо?Един прост инструмент за приоритизиране е матрицата на Айзенхауер .
Известен също като матрицата за спешно-важно, този метод ви помага да приоритизирате задачите въз основа на техните нива на спешност и важност.
Задачите попадат в една от четирите категории:
-Спешно и важно
-Не е спешно, но важно
-Не важно, но спешно
-Не е спешно и не е важно
Полезно е да визуализирате своята матрица на Айзенхауер, като начертаете проста диаграма. Направете Матрицата на Айзенхауер редовна част от рутината си и се ангажирайте да следвате и прозренията, които печелите.
Осигурете си нужното количество сън
Колко спите? Ако сте сред 40-те процента, които спят по-малко от препоръчителните 7 до 9 часа на нощ, вероятно страдате от лека липса на сън. Дори ако сте близо до 7 часа, получаването на само 20 до 30 минути по-малко сън, отколкото ви е необходимо всяка нощ, може да влоши когнитивните способности и представянето – и може дори да не го осъзнавате.
Минутите лишаване от сън имат кумулативен ефект с течение на времето.Когато изследователите изучават възрастни в експерименти с лишаване от сън, [те откриват] документирани увреждания на паметта, но [субектите] не знаят за тези увреждания.
Много възрастни са били леко лишени от сън от гимназиалните или колежките си години и може да нямат добър спомен за това какво е да си напълно отпочинал. Промяната на графика ви за сън, за да си лягате 60, 45 или дори 30 минути по-рано за няколко нощи подред, може да ви даде представа как се чувствате и как се държите, когато сте напълно отпочинали, и вероятно ще бъдете по-спокойни, по-бдителни.
Ние не говорим за часове допълнителен сън.Лягането [малко] по-рано ще помогне да бъдете по-продуктивни на работа.
Организирай работата си още в началото на деня
Ако те чакат много задачи и ти си този, който определя кога с коя да се захванеш, най-добре е да започнеш деня си с подготвянето на списък със задания. Подреди отделните задачи по важност и приоритизирай съгласно тяхната спешност.
Ясният план за действие през деня ще ти помогне да останеш фокусиран през цялото време. Този начин на организация допринася също така и за по-бързото минаване през всички задачи.
Не включвай прекалено много задачи в списъка. Повярвай ми, ако изредиш 25 отделни точки, едва ли на края на деня ще си ги задраскал, а това може да повлияе отрицателно на мотивацията ти.
Може да ползваш системата 1-3-5: избери една голяма задача, която трябва да завършиш днес, 3 средни по комплексност и 5 малки такива. По този начин може да станете по- продуктивни на работа.
Планирай времето си през деня
Като разпределяш времето си предварително през деня и седмицата, ще станете много по- продуктивни на работа. Направи си солиден план – такъв, който можеш безпроблемно да следваш и изпълняваш.
Това ще ти помогне да спестиш енергията си през деня и да работиш с решителност и фокус. Ако не би искал да правиш подробен план на деня си и това не е твоето нещо, просто опитай да следваш интервали от часове с примерни задачи. Трябва да изпробваш, за да разбереш кое работи най-добре за теб.
Използвайте по-добър офис стол
Когато прекарвате по-голямата част от деня си седнали, столът, който използвате, може значително да повлияе на това как се чувствате по време на работното си време. Може да нямате никакъв контрол върху мебелите, закупени от вашата компания, но ако работите от вкъщи или дори просто използвате редовно бюро у дома, може да си струва да инвестирате в стол, който е ергономично проектиран за максимална опора и комфорт.
Проучване установи, че повече от половината работници, които използват офис стол всеки ден (това е 87 процента от всички служители на малкия бизнес), страдат от болки в гърба или физически дискомфорт поради своите столове за бюро. Това може да се отрази негативно не само на работния ви ден, но и на личния ви живот.
Когато служителите седят на грешния в те може да изпитват дискомфорт, умора, мудност и проблеми с фокусирането.Но това, което също разбрахме през годините, е, че на по-човешко ниво това може да има големи вълнообразни ефекти отвъд представянето на работата и производителността в личния и семейния живот на служителите.
Проверете текущия си стол за правилната височина на седалката, седалката и лумбалната опора. За да бъдете по-продуктивни на работа трябва да ви е удобно и комфортно.
Използвайте правилото 80/20
Друг начин за приоритизиране на задачите идва от принципа 80/20.
Открито от италианския икономист Вилфредо Парето, правилото 80/20 (наричано още принцип на Парето) гласи, че при всяко преследване 80% от резултатите ще дойдат от 20% от усилията.
За да увеличат максимално ефективността, високопродуктивните хора определят най-важните 20% от работата си. След това търсят начини да съкратят останалите 80% от графика си, за да намерят повече време за нещата, които имат най-голямо въздействие. Използвайте това правило, ако искате да станете по-продуктивни на работа.
Правилото на петте минути
Ако отлагането е голямо предизвикателство за вас, опитайте правилото за пет минути. Обещавайки си, че ще отделите само пет минути за изключителна задача, вие премахвате много от извиненията, които ви спират да започнете. Почти всеки може да посвети само пет минути, за да напише имейл, да проучи тема, да завърши някои документи или да очертае нова задача.
Често, след като изтекат петте минути, мотивацията да продължите остава. Дори ако преминете към друга продуктивна задача, малките задачи, завършени в рамките на петте минути, все още представляват важен принос към цялостната ви продукция. Както винаги, именно тези малки задачи отлагаме най-много. Използвайте това правило, за да бъдете по-продуктивни на работа.
Носете си храна и закуски
Вендинг машините, празненствата за рождени дни, щастливите часове и близките заведения за бързо хранене представляват изкушения да се прави не толкова идеален избор на храна през целия работен ден. Да се лекувате от време на време е добре, но твърде много угаждания могат да ви накарат да се почувствате мудни и непродуктивни.
От друга страна, яденето на богати на хранителни вещества храни може да подобри фокуса ви и да ви захранва през целия ден. Ето защо може да създадете скривалище за „здравословна закуска“ в бюрото си (плодове, ядки и т.н.) и да полагате усилия да опаковате собствените си питателни обеди.
Когато избирате постни протеини и зеленчуци и избягвате наситените мазнини и захарта, вие не само ще увеличите усилията си за отслабване, но и ще се чувствате удовлетворени по-дълго, което ви улеснява да останете фокусирани през целия ден. Това също ще ви помогне да останете продуктивни на работа.
Работете по една задача в даден момент
Когато имаме много задачи, с които трябва да се справим, може да се почувстваме претоварени или неспособни. Като се опитваме да наваксате с всички тях едновременно и осъзнаваме всеки наближаващ краен срок, без съмнение ще достигнем точката на прегаряне.
Бърнаутът е състояние в което губите способност да работите нормално, все едно цялата ви енергия е изчезнала. Може да станете емоционални, отчуждени или да откажете да работите. Вместо да се опитвате да се справите с всичко едновременно, трябва да се опитате да се фокусирате върху една задача в настоящия момент. Ако вложите цялата си енергия само в една задача, ще можете да я приключите много по-бързо отколкото ако се опитате да свършите всичко едновременно.
Не можете да отговорите адекватно на въпрос, ако има три други въпроса, които се опитват да привлекат вниманието ви. Ако разхвърляте вниманието си по този начин, много по-трудно ще стигнете до решение. Не е нужно да мислите за няколко идеи едновременно. Фокусирането само върху една задача позволява на мозъка да се концентрира върху темата. По този начин ще ускорим мисловният си процес и следователно продуктивността си.
Ако искате да бъдете по-продуктивни на работа следвайте тези съвети.
