Звучи ли ви познато „хаос в офиса“? Ако е така, необходимо е да предприемете незабавни действия. Дезорганизацията и липсата на ред не са просто дразнещи, а те са изключително зло. Хаосът е в състояние да намали печалбите ви, затова нека да се преборим с него чрез прилагане на някои основни принципи за управление на офиса:
Установете практики за управление на офиса и се придържайте към тях стриктно
Рутинните задачи изискват рутинни процедури, така че, спазвайте ги, ако искате да бъдете организирани и нещата да вървят гладко. Например, всеки лист хартия, който идва във вашия офис трябва да бъде поставен на съответното място, а не просто хвърлен върху бюрото. Офис оборудването е важна част от вашия бизнес. Ето защо, всички в офиса трябва да знаят към кого да се обърнат, при възникването на проблеми, свързани с оборудването.
Ясно разграничени отговорности
Доброто управление на офиса зависи от това, хората да знаят кой за какво е отговорен. В противен случай никой няма да върши нищо. Поставянето на индивидуални отговорности на служителите може да реши много проблеми и да способства нещата да вървят гладко. Вие трябва да имате хора, отговарящи за сигурността на вашата компютърна система, за следене на сметки, пароли и софтуер. В противен случай, хаосът ще превземе вашият офис.
Надеждно водене на документация
Воденето на документация звучи като най-лесната част от доброто управление на офиса, но това е измамно. Ето едно правило, което ще ви помогне да контролирате хаоса, например, при актуализиране на информацията в регистрите и други подобни дейности. Когато се сдобиете с нов клиент, отделете минутка, за да вкарате необходимата информация в база данни. След това ще ви отнеме само миг просто да актуализирате информацията при нужда.
Разпределението на офис пространството
Когато се движите в офиса, не трябва да се налага постоянно да заобикаляте препятствия или да сте изложени на риск от спъване в нещо. Също така, когато седнете на бюрото си, трябва да се чувствате комфортно там. Подредени ли са правилно нещата върху бюрото ви? Под ръка ли ви са най-необходимите неща или е нужно постоянно да губите време докато ги търсите? Отговорите на тези въпроси мога да направят много за подобряване на организацията на вашия офис. За доброто му управление на офиса, трябва да се уверите, че всички неща са разположени максимално ефективно и максимално безопасно. Също така се възползвайте и от съветите на специалистите, относно правилното осветление, вентилация и така нататък.
