Общуването по имейл вече е толкова неразделна част от комуникацията, че вероятно не мислите много за нея. По-важно от всякога обаче е да обърнете внимание на това, което казвате и как го казвате, особено ако работите от вкъщи. Онлайн комуникацията не предава тона на гласа или изражението на лицето, така съобщението ви може да остане неразбрано, ако не е написано по правилния начин. Ето някои най-лошите навици при писането по електронна поща, от които трябва да се отървете:
Държите се твърде неформално
Понякога може да започвате имейлите си с поздрав като „Добро утро“ или „Привет“. Когато обаче общувате с непознат, използвайте обръщения като „г-н Иванов“ например. Ако човекът предпочита, назовавайте го по-малко име. В никакъв случай обаче не се дръжте самонадеяно, защото това може да има обратен ефект. В края на имейла завършете с израз като „С най-добри пожелания“, „Поздрави“ и други, като напишете и името си.
Пишете твърде дълги или прекалено кратки имейли
Имейлите трябва да бъдат точни и ясни. Почти никой не разполага с време или търпение, за да чете дълги словоизлияния, а и е възможно така на адресата да му убегне важна информация от съобщението ви. Другата грешка е да отговаряте само с дума, като „Добре“ и „Разбрах“, ако имейлът, който сте получили, не изисква конкретен отговор. Така само ще препълните пощенската кутия на човека отсреща.
Допускате грешки
Всички ние допускаме по някоя неточност в бързината от време на време, но препрочитайте написаното от вас дума по дума. Няма значение дали е съобщение до вашия шеф или баба ви. Много грешки, независимо от какъв тип са, ви карат да изглеждате невнимателни.
Използвате емотикони и съкращения
Няма нищо лошо в това да изпратите няколко емотикони по имейл на близък приятел или роднина. При професионален контакт обаче, особено с човек, когото не познавате, това не е никак добра идея. Освен това съкращения, типични за чатовете, могат да останат недоразбрани от отсрещната страна.
Проявявате чувство за хумор
Всеки има уникално чувство за хумор и за съжаление не е задължително вашето да бъде оценено от човека отсреща. Много е вероятно той да го изтълкува погрешно а и да го обидите. Това важи, както за служебни, така и за лични имейли.
Отговаряте веднага, след като са ви ядосали
Да, знаем, че понякога вероятно искате да върнете остър отговор веднага, но след това може да съжалявате. Изчакайте да се успокоите и да премислите добре думите си и едва след това отговорете. Ако все пак не се сдържите и изпратите гневно съобщение, което не сте обмислили добре, след това задължително се извинете.
